Videnbank – vejen til mere effektiv sagsbehandling

Advokater og revisorer benytter i høj grad PARADIGMER, hvor et standarddokument eller blot en del af en standardtekst kan genbruges. Ved at bruge paradigmer undgår man at skulle starte forfra hver gang med risiko for fejl og mangler.

Paradigmer sparer tid og sikrer en konsistent sagsbehandling, men det gode koncept kan gøres langt mere effektivt.  Ved at etablere en decideret videnbank, hvor alle i virksomheden udveksler og deler paradigmer, vil rutinearbejdet blive reduceret og videnbanken kan ligefrem blive stedet, hvor virksomhedens viden først dokumenteres.

Hos Viden Assistance arbejder vi med en firedelt opbygning for implementering af en videnbank:

Emneinddeling

Der findes ikke en universel emneinddeling til en videnbank, og der findes derfor en række metoder til systematisering af paradigmer. Vi mener den rette løsning findes i en kombination af best practices og virksomhedens interne organisation.

Dokumenter

Mængden af dokumenter afgøres af, hvor ofte de forskellige dokumenter benyttes, og hvor meget man forventer at komme til at benytte dem fremover. Opbygningen af dokumenterne vil ofte ske i takt med at aktuelle opgaver løses. Det betyder, at det som regel ikke vil være en særskilt opgave at producere dokumenter til videnbanken, dokumenterne vil komme til efterhånden som de skabes i forbindelse med opgaver.

Opdatering

Et eksempel fra en tidligere sag eller et paradigme kan lynhurtigt bliver forældet, når lovgivning eller praksis ændrer sig. Det gør dem ikke værdiløse, når brugeren blot er opmærksom på, hvor de er udarbejdet og selv undersøger ændringer siden. I nogle tilfælde kan det være en oplagt løsning, at en bestemt medarbejder eller afdeling har ansvar for løbende at opdatere paradigmer.

Valg af system

En videnbank kan erhvervs som et færdigt IT-system, eller det kan opbygges i Microsofts stifindersystem – det afhænger af krav til muligheder. Viden Assistance kender til de væsentlige udbydere på markedet og kan hjælpe med at stille de rette krav til den løsning, i har behov for.

Med en videnbank sikres det at dine medarbejdere ikke benytter tid på rutineopgaver og dobbeltarbejde. Det giver en større medarbejdertilfredshed og i sidste ende en bedre økonomi.